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絶対に押さえるべきバイト応募先への折り返し電話マナー&4つの心得

 バイト応募の電話に対する最良な折り返しタイミング

バイト応募先から不在着信があったとき、留守電にメッセージが残っているとき、どのように対応すべきか解説していきます。折り返しの電話をかける際は時間帯に配慮し、マナーや注意点を守りましょう! 話し方はトーク例を参考にすれば完璧です。

「バイトの応募先から不在着信があったけど折り返すべきかな?」

はい、なるべく早く折り返すべきです。バイト応募先の採用担当者と電話で話すときは、ビジネスマナーを守ることが大切。しっかり対応しましょう。

しかし、高校生をはじめとするバイト社会経験が少ない人は、「電話のビジネスマナーがよくわからない」という人が少なくないでしょう。経験がないのですから、不安を感じて当然ですよね。応募先から不在着信があったときや、留守番電話にメッセージが残っていたときは、どうすればよいのでしょうか?

この記事では、折り返し電話をかける際のマナーや大切な心得、トーク例を紹介していきます。重要なポイントがわかって、マナーを守った電話対応ができるようになりますよ。出られなかったからといって不採用になるわけではないので、焦らずに対応してくださいね。

【目次】
1. 折り返し電話のマナー
2. 折り返す際の心得4つ
3. 電話をかける際のトーク例
4. さいごに

バイト応募先から着信が……!折り返し電話のマナーを解説

電話のハンドサイン

着信があったことに気づかず、応募先からの電話に出られなかったとしても、落ち着いて対応すれば問題ありません。以下のマナーを守って折り返しましょう。

▼まずは留守電にメッセージがあるか確認する▼

バイトの応募先から不在着信があれば、すぐに折り返すのがマナーですが、まずは留守番電話にメッセージが残っていないか確認してください。採用担当者の名前や部署名、用件といった大切な情報があるかもしれません。

連絡時間の指定があった場合はそれに従ってかけ直します。しっかりと聞いて、メモを取りましょう。

基本的には留守電で「またかけ直す」という旨のメッセージが残っていても、こちらから折り返しの電話をかけるのがマナー。折り返す際は担当者宛に電話をかけます。トーク例は以下の通りです。

「お忙しいところ恐れ入ります。先日△△求人サイトよりアルバイトに応募をしました、○○と申します。先ほどはお電話をいただいたのに、出られずに申し訳ございませんでした。今しがたメッセージを確認し連絡した次第です。採用担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか」

このように、メッセージを確認した旨を伝えれば、話がスムーズに進むでしょう。留守電にメッセージが残っていないケースの折り返しトーク例は3章で紹介しています。担当者が不在時の対応も紹介しているので、ぜひチェックしてくださいね。

以下の記事でも、留守電にメッセージが残っていた際の対応方法を詳しく解説しています。こちらも参考にしてください。

バイト応募先からの電話に出られなかったとき

▼基本はすぐかけ直すのがマナー、でも時間帯を確認して▼

応募先からの電話に出られなかったときは、できるだけ早く折り返すのが基本的なマナーです。着信履歴に気づいた時点で、すぐに電話しましょう。

とはいえ、迷惑になる時間帯は避けてください。業種によって電話を受けやすいタイミングは異なります。先方が忙しい時間を避けるように配慮しましょう。

電話を避ける時間帯

×始業や終業時間の直前直後
×昼休憩の時間帯
×21:00~翌9:00
×指定されている電話受付時間以外

たとえばファミレスなどの飲食店の場合、ディナー時である19:00~21:00は忙しいので電話は控えます。ランチを提供している店ではピークタイムである11:00~14:00ごろを避けるとよいでしょう。

居酒屋など夕方~深夜に営業する飲食店でも、やはり忙しい夜間を避けなければなりません。しかし、午前中は電話をしてもつながらないことが多いため、ピークタイムを迎える前の夕方ごろにかけるとよいでしょう。

コンビニは24時間営業とはいえ、9:00前の早朝や21:00以降の深夜帯は相応しくありません。また、朝・昼・夜の食事時は来店客が増えるため、それ以外の時間帯で電話しましょう。

詳しくは以下の記事で紹介しています。業種別で電話がつながりやすい時間帯がわかりますよ。

業種別電話がつながりやすい時間一覧

▼ギリギリ取れなかった……そんなときは時間帯を気にせずすぐ折り返す▼

先ほどは「折り返すなら迷惑にならない時間帯に」と説明しましたが、時間を気にせずにかけ直してもよいタイミングがあります。それは、「電話を取ろうとしたら切れてしまった」というような着信の直後。電話が切れてすぐなら、採用担当者が電話口にいる可能性があるからです。

急いで電話ができる環境を整え、折り返しましょう。

折り返し電話をするときの4つの心得

スマホを持つ男性

応募先から着信があったら「早く折り返さなければ」と、慌ててかけ直す人がいます。ですが、なんの準備もなく折り返しては失敗するかもしれません。

電話を折り返す際は、以下の4点を気にかけてください。

●遅くても翌日までに折り返す
●周囲が静かなところへ移動する
●メモ帳や筆記用具を用意
●丁寧な言葉でハキハキと話す

この章では、上の4つの心得てについて詳しく解説していきます。折り返しの電話をかける際の重要なポイントなので、漏らさずチェックしてください。

▼電話の折り返しは当日、遅くとも翌日が基本▼

不在着信に気づいてもすぐに折り返せないこともあるでしょう。応募先からの電話へ折り返すのは当日、遅くとも翌日が基本です。事情があって2日後、3日後になってしまっても仕方ありませんが、当日中にかけ直せない場合は連絡が遅くなったと認識しましょう。折り返しが翌日以降になった場合は、丁寧に謝罪してください。

また、折り返した際に連絡が遅れた理由を説明する必要はありません。ただし、先方から理由を尋ねられた場合に備え、「忘れていました」などと言わないよう、事前に理由を考えておいてください。

▼かけ直す前に周囲が静かなところへ移動して▼

「すぐに折り返しの電話をしないと」と焦る気持ちはあっても、街中やコンビニなど周囲が騒がしい場所から電話してはなりません。先方の声が聞き取れなかったり、こちらの話が伝わらなかったりします。騒音がある場所は避けて、閑静な場所に移動してから電話をかけることが大切です。

▼メモ帳や筆記用具の用意は忘れずに▼

折り返す前には、必ずメモ帳と筆記用具を用意してください。応募先の担当者から伝えられた面接の日程や持ち物などを忘れないためです。

聞いたことを忘れてしまっては、再度電話をして確認しなければならなくなります。印象を悪くしてしまいますので、必ずメモの用意をしましょう。

以下の記事で紹介している基本的な持ち物リストを確認しておけば、スムーズにメモできるのではないでしょうか。メモ帳にあらかじめ書き出しておいて、必要な物にチェックを入れるだけにしておくことをオススメします。

バイト面接時の持ち物リスト・忘れ物をした際の対処法!手ぶらはNG

▼電話をする際は丁寧な言葉でハキハキと話すよう心がける!▼

電話中の女性

話すのが苦手な人や、電話での受け答えに慣れていない人にとっては、折り返しの電話はハードルが高いかもしれません。しかし、電話で採用担当者と話すのは、コミュニケーションを取る絶好の機会。

このチャンスで注意したいのは話し方です。電話をかけたら、敬語を使ってハキハキと話します。ため口や砕けた口調を使うのは絶対に避けてください。

以下の記事では「電話が怖い」と緊張している人へ、恐怖心解消方法を紹介しています。怖い気持ちがなくなれば、ハキハキとした声が出やすくなりますよ。

バイト応募の電話が怖い人にすすめる恐怖心撃退法

折り返し電話をかけた際のトーク例

スマートフォンを持つ女性

この章では、実際に折り返しの電話をかけたときに何を言えばよいか、トーク例を紹介していきます。

▼折り返し電話の最初の一言▼

電話を折り返した際の一言目は、以下のように話しましょう。

お忙しいところ失礼いたします。わたくしアルバイトに応募しました○○(フルネーム)と申します。本日の△時ごろ、ご連絡をいただいたのですが、採用担当の××様はいらっしゃいますでしょうか?

採用担当者の名前がわからない場合は、「採用ご担当者様」としてください。

▼取り次いでもらえたら採用担当者へお詫びの言葉を伝える▼

担当者に取り次いでもらえたら、電話に出られなかったことへ対するお詫びの言葉を忘れないようにしましょう。誠意を持って謝罪すれば、先方にマイナスイメージを与えることはありません。

お忙しいところ失礼いたします。わたくしアルバイトに応募しました○○(フルネーム)と申します。先程はお電話に出られず申し訳ございませんでした。

このあとは担当者が用件を伝える話へシフトしてくれます。面接日の調整を行うケースが多いので、自分のスケジュールは把握しておきましょう。

▼担当者が不在の場合は再度かけ直す!▼

準備を整えて折り返しの電話をしたけども、担当者が離席や外出中などで不在ということもあります。その場合、電話応対をしてくれている方に担当者が戻る時間を確認し、改めて電話する旨を伝えましょう。

スタッフ:申し訳ございません。現在、××は席を外しております。

あなた:かしこまりました。それではのちほど改めて連絡を差し上げたいのですが、××様はいつごろお戻りの予定でしょうか?

スタッフ:恐らく△時までには戻るかと思います。

あなた:かしこまりました。それでは、△時ごろに折り返させていただきます。

スタッフ:かしこまりました。それでは××に、お電話があった旨を伝えておきます。

あなた:ありがとうございます。それでは、よろしくお願いいたします。

スタッフ:はい、失礼いたします。

あなた:失礼いたします。

さいごに

バイトの応募先へ電話を折り返す際のマナーな心得、トーク例を紹介してきました。

一度電話に出られなかったからといって、不採用になるわけではありません。折り返す際の注意点を再度確認し、落ち着いてかけ直しましょう。

採用担当者につながったら、面接日程を決めることになるでしょう。こちらの記事ではバイト面接のマナーを選択クイズ形式で紹介しています。世間では “当たり前” と思われているマナーを知らないままではいけません! 面接を受ける前に一読して、マナーを身につけてくださいね。

あなたは何問答えられる? 知らないとヤバいバイト面接の常識&マナー

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