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バイト採用時に必要な住民票の取得方法、でもどうして?

 バイト採用時に必要な住民票の取得方法

バイトに採用が決まると、雇用契約の時に住民票を用意するよう指示されることがあります。履歴書に個人情報を記入していたのに、なぜ住民票が必要なの? と思う人も少なくないでしょう。この記事では住民票が必要な理由と、取得方法について解説します。

アルバイトの雇用契約で住民票を求められる理由は、より確実な本人確認を行うためです。

「履歴書だけじゃだめなの?」
「住民票ってどこで発行できるの?」

そのような疑問を解決すべく、この記事では住民票の提出を求められる理由やもらい方を解説していきます。ぜひ参考にしてください。

バイト先へ住民票を提出する理由は本人確認のため!

スマホで本人確認をする

応募した企業からバイトの採用連絡がくると、印鑑や通帳番号などを用意するようにいわれますよね。そのやりとりのなかで、住民票も用意するよう指示されるのはなぜでしょうか?

▼住民票は本人確認の書類として活用される▼

住民票は、履歴書で申告した住所や年齢に間違いがないかを確認するために使われます。

たとえば、成人のみ働ける仕事で未成年者が年齢を偽ってバイトした場合、雇用主が罰せられることになります。そういった事態が起こらないようにするため、住民票の提出を求めることがあるのです。

▼18歳未満の場合は、戸籍証明書を雇用主が備えておく義務がある▼

労働基準法第57条では、「満18歳に満たない人を雇う時は年齢を証明できる戸籍証明書を事業場へ備えつけなければならない」と定められています。

住民票には生年月日が記載されており、 “年齢を証明できる戸籍証明書” の役割を果たすため、提出を求められるというわけです。

出典:e-Gov 「労働基準法第57条」

住民票は住んでいる地域の役所で取得できる

役所の窓口で住民票を取得する

現住所を置いている自治体の役所や役場に行くのが、住民票の基本的なもらい方です。担当窓口へ申請することで発行してもらえます。

▼住民票を取得する際は本人確認書類を忘れずに!▼

市役所や区役所、町役場などで住民票を取得する時は、必ず本人確認ができる書類を持っていきましょう。

発行する際は、住民票の申請書に必要事項を記入して、担当窓口へ提出します。手数料は300円程度。印鑑が必要なこともあるので持参しましょう。

以下に住民票を取得する際に必要なものをまとめました。

住民票の発行に必要なもの

●本人確認書類(運転免許証、保険証、パスポートなど)
●手数料(300円程度)
●印鑑

役所の窓口で申請した場合は、即日で住民票を受け取れます。

また、住民票はそのほかの方法でも取得可能です。

役所の窓口以外での取得方法

●自治体の出張所窓口
●郵送
●コンビニ(マイナンバーカードが必須)

コンビニで取得する場合は、マルチコピー機の「行政サービス」からマイナンバーをカードリーダーで読み取って手続きを進めます。

自治体によって交付方法が異なるため、住民票を取得する際は現住所がある役所のホームページをチェックしましょう。

▼バイト先に提出する住民票は “コピーしたもの厳禁” ▼

バイト先から提出を求められた住民票は、必ず自治体で取得したものをそのまま提出します。

私たちが一般的に「住民票」と呼んでいるものは、正確には「住民票の写し」です。本来の「住民票」とは、役所が管理している住民基本台帳にある原本のことを指します。

つまり、私たちが受け取る住民票は「原本を写したもの=住民票の写し」なのです。「住民票の写し」といわれても「自治体で取得した住民票のコピー」ということではありません。

コピーした住民票には正式な証明書としての効力はないため、必ずそのものを提出しましょう。

住民票の代わりに「住民票記載事項証明書」を求めるバイト先も!

住民票記載事項証明書とは?

バイト先によっては、住民票の代わりに「住民票記載事項証明書」の提出を求められる場合もあります。書類名になじみがなく、どういった証明書なのかわからない人も多いのではないでしょうか?

この章では、住民票と住民票記載事項証明書の違いや、取得方法を解説していきます。

▼住民票記載事項証明書は “希望する項目のみ” 記載した書類▼

「住民票記載事項証明書」とは、住民票に記載されている事項のなかから、申請者が希望した項目のみを記載した書類のこと。記されている事項が “住民票に記載されている内容と相違ないこと” を証明できる書類です。

「住民票記載事項証明書」なら、必要な事項とそうでない事項を取捨選択できるメリットがあります。雇用されるにあたって、提出する必要がない個人情報をバイト先へ渡さなくて済みますね。

一方の住民票は、その地域に住んでいることを証明できる書類で、氏名や生年月日、住所といった多数の情報が記載されています。

▼住民票と同じく役所や郵送、コンビニで入手できる▼

一般的に住民票記載事項証明書は、役所の窓口や郵送、コンビニで入手できます。ただし、取得方法は自治体によって異なるので、詳細は住んでいる地域の自治体ホームページで確認してみてください。

役所で住民票を取得する際には “受付時間” を要チェック

久留米市役所

住民票や住民票記載事項証明書をもらいに自治体の窓口へ向かう時は、受付時間を確認してから行きましょう。基本的に役所は、平日の日中のみ開庁しています。

▼役所によっては土日が休みの場合も▼

一般的に役所の窓口の受付時間は9:00~17:00ごろです。土日祝は開庁していないところが多いでしょう。

自治体によっては、月に数回だけ時間を延長して窓口を設けていたり、休日でも受け付けていたりするところもあります。受付時間の詳細は、住んでいる地域の役所ホームページで確認しましょう。

▼提出期日に余裕をもって入手しよう▼

バイト先から住民票の提出を求められたら、いつまでに提出しなければならないか確認しましょう。期限までに提出しないと、さまざまな手続きが遅れてしまう恐れがあります。

役所の窓口へ行ける日が限られていたり、郵送の場合で入手までに日数がかかったりすることを考え、早めに用意するようにしましょう。

後回しにすると、うっかり忘れてしまう可能性も考えられます。大切な書類に関する約束事を守れないと、職場での信頼を損なうかもしれません。入社早々に信用をなくしてしまうと、あとから信頼回復するのが大変ですよ。

さいごに

バイト先で住民票の提出を求められる理由と、取得方法を解説してきました。

住民票や住民票記載事項証明書を提出するように指示される理由は、バイト先が本人確認をするためです。提出を求められた時はすみやかに用意しましょう。

また、住民票の写しとはコピーしたものという意味ではありません。くれぐれも「取得した住民票そのものを提出する」というルールを守りましょう。

最近採用が決まったばかりの人も、バイトを始めたばかりの人も、ぜひ参考にしてくださいね。

住民票のほかにも、バイト先に提出を求められるものとして「マイナンバー」があります。マイナンバーとは何か、マイナンバーの提出が求められる理由は何かなど、マイナンバーの基本から下記のコラムで解説しています。こちらもぜひ確認しておきましょう。

バイト先にマイナンバーを提出しなきゃダメ? 理由やデメリットを解説

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